Praktische zaken

Lees hier alles over de praktische zaken met een uitwisseling!

Het is belangrijk dat je voor vertrek afspraken met je school maakt. Jouw school beslist immers zelfstandig of je tijd in het buitenland gelijkgesteld wordt, geheel of gedeeltelijk. Dit wordt vaak geval per geval beslist door de klassenraad en elke school pakt dit anders aan. Bijvoorbeeld de duur van het programma en de bestemming zijn factoren die vaak van belang zijn. De lessen en vakinhouden in het buitenland zullen immers verschillen van wat je Vlaamse klasgenoten zullen leren, en is het dus belangrijk om te weten of de tijd die je in het gastland op school doorbrengt erkend is door de overheid zodat je voldoet aan de leerplicht.

Spreek het met je school af

Bespreken van je plannen met je school is dus cruciaal. Het is aan je Vlaamse school om te beoordelen en te erkennen wat je hebt geleerd tijdens jouw tijd in het buitenland. Leg de nadruk op wat je zult leren en ervaren tijdens je uitwisseling, en hoe je hoopt terug te keren nadien. Naast het inhalen van leerstof die je gemist hebt is het van groot belang aandacht te vestigen op wat je zal leren of geleerd hebt tijdens je uitwisseling. Heel wat vaardigheden die je zal verwerven sluiten immers aan bij de transversale en interculturele vaardigheden die ook onderdeel zijn van de doelstellingen van ons onderwijs. Ook de Europese Unie heeft heel wat doelstellingen gedefinieerd naar internationalisering toe en probeert scholen ook meer en meer te ondersteunen daarin. Als uitwisselingsstudent zul je immers waardevolle ervaringen opdoen die je horizon verbreden en je persoonlijke groei bevorderen.

Belangrijk voor jouw school om te weten:

- Je moet naar school gaan in het gastland om te voldoen aan de leerplicht en de voorwaarden van het programma (en visum).
- YFU Vlaanderen kan een attest opmaken van deelname om afwezigheid te bewijzen.
- Je moet je best doen op school; vele gastorganisaties eisen bovengemiddelde resultaten tijdens het programma.
- Afhankelijk van het schoolsysteem en curriculum bepaalt de gastschool bepaalt welke vakken je kan volgen en zullen zij de mogelijke opties voorleggen.
- Een gastschool kan een certificaat van aanwezigheid en gevolgde lessen geven. Een diploma is niet gegarandeerd, maar als er punten behaald zijn kunnen ze die vaak wel meegeven op vraag van de student. De opgedane kennis en vaardigheden van onschatbare waarde.
- Weet je al aan welk programma je graag zou deelnemen? Zorg dan dat je ook al weet wanneer de begin- en einddatum ongeveer is. Dat is doorgaans handige informatie voor jou school.

Het is ook sterk aan te raden om alle afspraken schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld een vorm van leerovereenkomst, samen met de school zodat deze blijven gelden moest er tijdens jouw uitwisseling een verandering zou zijn in de directie.

KORTOM: Studeren in het buitenland bied je een unieke kans om te groeien en nieuwe perspectieven te ontwikkelen, zowel persoonlijk als academisch. Grijp je kans en maak duidelijke afspraken met je school.

Heb je vragen? Aarzel niet om contact op te nemen met onze medewerkers op kantoor. En als de school vragen heeft, breng ze gerust met ons in contact. Wij helpen ze graag verder.

Betaling

Na ontvangst van jouw inschrijvingsformulier en het inschrijfgeld krijg je van YFU het dossier, waarvan de financiële overeenkomst en de statement of agreement een onderdeel is. De financiële overeenkomst stelt de vier betalingstermijnen vast: 20% (voorschot), 30%, 30% en 20% van de programmaprijs.

Schrijf je vroeg in, dan zullen die betalingstermijnen meer gespreid zijn. Schrijf je laat in, dan zullen deze dichter op elkaar liggen. De volledige programmaprijs wordt steeds voor vertrek betaald.

Annulering

Als je (om welke reden dan ook) annuleert, worden kosten door YFU ingehouden of in rekening gebracht. De YFU annuleringsregeling is dan van kracht. Deze worden in de financiële overeenkomst verduidelijkt. Voor heel wat programma‘s kan je voor een bijzondere annuleringsregeling kiezen. Deze wordt meegestuurd met de financiële overeenkomst als dit van toepassing is. De kosten hiervoor bedragen 4,5 % van de programmaprijs (en is in geen geval terugbetaalbaar). Deze regeling zorgt ervoor dat je bij annulering wegens specifieke gebeurtenissen (vermeld in de regeling) de reeds betaalde programmakosten (behalve de bijdrage van 4,5%) terugbetaald krijgt.

Voor vertrek:

- Persoonlijk voorbereidingsgesprek voor vertrek
- Voorbereidingsbijeenkomst(en) met andere uitwisselingsstudenten
- Voorbereidingshandboek met concrete voorbeelden en oefeningen
- Taaltest indien vereist (bijvoorbeeld een Engels test)
- Administratie, organisatie en bemiddeling
- Ondersteuning en informatievoorziening (zowel aan zendouders als gastouders in gastland
- Informatieverstrekking en benodigde documenten voor het regelen van verzekering, kinderbijslag, verplichte inentingen, reisdocumenten, study permit of visa.
- Welkomstbrief (verschillend van land tot land)

Dit zijn de kosten waar je nog rekening mee moet houden. Vele gastlanden geven inschattingen van deze kosten en die kunnen we je voor vertrek meedelen.

- Schoolmaterialen
- Eventuele transportkosten naar school (bijvoorbeeld busabonnement)
- Persoonlijke verzorgingsproducten, specifieke dieetvereisten die niet standaard in het gezin voorzien worden, ...
- € 75 dossierkosten bij de opstart van een dossier voor deelname
- Kosten internationaal paspoort en visum of study permit
- Kosten eventuele doktersbezoeken, afnemen van medische test en plaatsen van inentingen voor vertrek
- Optionele trips en reizen
- Zakgeld

Voor alle programma's buiten Europa langer dan drie maanden voorzien wij een degelijke verzekering (reisbijstand, ziektekosten en burgerlijke aansprakelijkheid). Voor de rest van de programma‘s verwachten wij bewijs van een ziekteverzekering. Doorgaans is de verzekering van jouw mutualiteit binnen Europa en voor programma’s onder de drie maanden van toepassing. Desalniettemin raden we u sterk na dit na te kijken en indien nodig kan u via YFU een optionele verzekering afsluiten.

YFU geeft informatie over de voor het betreffende gastland vereiste vaccinaties. In je dossier vragen wij voor een doktersbrief als bewijs dat de nodige vaccinaties in orde zijn. De kosten van de vaccinaties zijn voor jouw rekening.

Binnen Europa

Studenten ingeschreven voor een programma binnen Europa moeten geen internationaal paspoort of visum aanvragen (met uitzondering van meer dan drie maanden in het Verenigd Koninkrijk). Heb je een internationaal paspoort dat nog geldig is, dan is het wel aan te raden het mee te nemen. Wel moet je ter plekke een verblijfsvergunning aanvragen als je langer dan drie maanden blijft. Voor sommige landen buiten de EU moeten er wel bepaalde legale documenten voorzien worden voor de aanvraag van de verblijfsvergunning ter plekke.

Buiten Europa

Voor programma's buiten Europa moeten alle deelnemers een internationaal paspoort aanvragen. Als je een visum nodig hebt, verkrijg je de nodige documenten en instructies van ons. Voor de persoonlijke documenten zorg je zelf via de betreffende instanties. Wij hebben enige kennis en inzicht in de visumprocedures en ondersteunen jullie zo goed mogelijk. Het indienen van de volledige visumaanvraag is echter jouw eigen verantwoordelijkheid. Alle verblijfsvergunnings- of visumkosten zijn niet inbegrepen in de programmaprijs.

Enkel als de jongere voor langer dan drie maanden in het buitenland zal verblijven dient hij/zij zich bij de gemeente aan te geven als tijdelijk afwezig. Als tijdelijke afwezige blijft men officieel in België ingeschreven maar is de gemeente op de hoogte van het tijdelijk verblijf in het buitenland. Tijdelijke afwezigheid is beperkt tot maximum één jaar, voor studenten tot de duur van hun studies.

Wij kennen deze procedure en geven u de nodige informatie om de administratie in orde te brengen.

Als je als jongere in het buitenland studeert, dan heb je in vele gevallen recht op kindergeld/groeipakket mits het bewijzen van schoolinschrijving in het buitenland. De beslissing of je recht hebt op kindergeld/groeipakket ligt bij jouw kinderbijslagfonds op basis van de wetgeving. Wij adviseren u in ieder geval dit bij jouw kinderbijslagfonds na te vragen. Lees meer hierover op www.checkvoorvertrek.be.

Als je kind in de Vlaamse school blijft ingeschreven

Vertrek je naar het buitenland maar blijf je ingeschreven in je Vlaamse school, dan gaat de school akkoord met de afgesproken periode in het buitenland en de inschrijving van de leerling in de school is doorgaans voldoende om ontvangst van de kinderbijslag te garanderen. YFU kan een deelnameattest opmaken als de school dit vereist.

Als je kind in de Vlaamse school NIET blijft ingeschreven

Wanneer je niet langer bent ingeschreven in een Vlaamse school, verandert je situatie. Contacteer je kinderbijslagfonds. Om kinderbijslag te kunnen krijgen moet je immers een uitzondering aanvragen bij de dienst die jouw kinderbijslag uitbetaalt.

Tijdens de voorbereidingen geven wij meer informatie over het standaardformulier dat in zo'n geval door de gastschool moet worden ingevuld. Houd er rekening mee dat het invullen van dit document kan leiden tot vertraging van uitbetaling (tot het bewijs van schoolinschrijving in het buitenland geleverd is) of opschorting van de kinderbijslag (bijvoorbeeld totdat de jongere terug in het land is). Onze ervaring leert dat kinderbijslag binnen Europa doorgaans wordt uitgekeerd. Buiten Europa is de kans echter reëel dat kinderbijslag, zelfs na het aanvragen van een uitzondering, niet wordt uitgekeerd.

Programma vrijwilligerswerk

Aangezien de deelnemer tijdens een vrijwilligersprogramma in het buitenland niet ingeschreven zal zijn in een onderwijsinstelling, zal het recht op kinderbijslag gedurende deze periode vervallen. Ben je bij de VDAB ingeschreven als werkzoekende in de beroepsinschakelingstijd, dan krijg je in principe kinderbijslag tot je 25 jaar wordt. Maar aangezien je je in het buitenland bevindt, ben je niet beschikbaar voor de arbeidsmarkt en vervalt dit recht.

Een plaatsing bij een gastgezin hangt van vele factoren af. Hierdoor kunnen we vooraf geen specifieke details geven over de regio, gezinssamenstelling of het exacte tijdstip van plaatsing. Internationaal is afgesproken dat elke deelnemer uiterlijk twee weken voor vertrek de plaatsingsgegevens ontvangt. In vele gevallen is dit gezin jouw permanente plaatsing, maar soms heeft het gastland echter iets meer tijd nodig, waardoor je je programma met een tijdelijke plaatsing in een aankomstgezin begint. Soms wordt die plaatsing ook permanent.

In uitzonderlijke situaties kan het zijn dat de plaatsing moeilijk verloopt. In dat geval kan je vertrek worden uitgesteld of kan er gekeken worden naar een andere bestemming. Hierbij volgen we de aanbevelingen van de gastorganisatie, omdat zij de situatie het beste kunnen inschatten.

Om een positieve en verrijkende ervaring te bewerkstellingen werken we nauw samen met onze partners. Je tijd bij een gastgezin zal zeker een waardevolle en onvergetelijke avontuur zijn!

De reisdata verschillen van land tot land. Ze zijn afhankelijk de start- en einddatum van het uitwisselingsprogramma die dan weer gebaseerd zijn op de schoolstart en einddata alsook de planning van de gastorganisatie en/of het gastgezin. De exacte vertrekdatum hangt ook soms af van de mogelijkheden bij luchtvaartmaatschappijen.

YFU stelt in overleg met het gastland reisdata en plaats van vertrek en/of aankomst vast, waar normaal gezien niet van wordt afgeweken. Bij goede redenen en in onderling overleg kunnen wij om toestemming vragen aan het gastland om deze te wijzigen. De eventuele extra kosten, zoals omboeking en meerprijs voor het ticket, zijn voor jouw rekening.